Faire un don à Archives Yukon

Lorsque vous faites un don à Archives Yukon, votre histoire s’inscrit alors dans la mémoire collective du Yukon.

Comment faire un don de documents 

Types de dons

Nous acceptons un large éventail de documents provenant de particuliers, de familles, d’organismes et d’entreprises. Il est donc difficile de généraliser quant au type d’archives que nous acceptons. Les donateurs sont parfois surpris d’apprendre ce qui présente un intérêt historique à nos yeux. Pour obtenir des exemples de documents qu’abrite Archives Yukon, consultez la page Nos collections.

Prendre rendez-vous 

Veuillez communiquer avec nous pour prendre rendez-vous afin de discuter de votre don. De cette façon, un membre du personnel sera disponible pour recueillir les renseignements nécessaires sur les documents.

Préparer un document d’information

Pour nous aider à déterminer si le don que vous envisagez de faire est susceptible de constituer un bon ajout à nos collections, vous pouvez préparer un document d’information avant votre rendez-vous. Veuillez y préciser :

  • la taille ou l’importance approximative du don,
  • les dates,
  • la nature des documents (ex. rapports, journaux, photos, etc.),
  • le nom des auteurs.

Processus

Une fois le don reçu, un archiviste réalise une évaluation plus détaillée des documents, étape qui peut prendre de quelques jours à plusieurs mois, selon la nature et la complexité du don. Si les documents sont acceptés, vous devrez signer une entente de don, en vertu de laquelle Archives Yukon en deviendra propriétaire en droit. 

Comment faire un don à la bibliothèque

Petits dons.

Si vous faites don de quelques publications, vous pouvez les déposer à la bibliothèque pendant les heures d’ouverture – aucun rendez-vous n’est nécessaire.

Dons importants.

Si vous souhaitez faire don à la bibliothèque d’un nombre important de publications, nous vous invitons à prendre contact avec nous d’abord. Vous pouvez nous envoyer une liste des titres ou prendre rendez-vous pour nous montrer les documents.

Dans la plupart des cas, les dons de livres ne nécessitent aucune formalité administrative.

Que se passe-t-il après la signature de l’entente de don? 

Les documents sont d’abord mis au catalogue : nous leur attribuons un numéro unique et documentons leur transfert aux archives.

Ils sont ensuite archivés de façon que les chercheurs puissent les consulter. L’archivage peut donner lieu :

  • à une réorganisation des documents, bien que nous tentions le plus possible de les laisser dans l’ordre établi par le donateur,
  • au dépôt des documents dans des chemises ou des boîtes adéquates,
  • à une intervention pour répondre aux besoins des documents en matière de préservation et
  • à la rédaction d’une description des documents pour faciliter le travail des chercheurs. 

Cette description peut être générale ou spécifique et peut s’appliquer à l’ensemble des documents comme à chacun d’entre eux. Il peut s’agir ainsi de la description du contenu ou du format des photographies. Les descriptions sont ensuite entrées dans une base de données accessible aux usagers en ligne ou à partir de notre salle de lecture.

Si vous faites don d’un ouvrage, il est catalogué et accessible par le Catalogue public. Pour en faciliter l’accès, le processus de catalogage prévoit l’insertion de vedettes-matière internes, c’est-à-dire une table des matières ou un résumé de l’ouvrage. En outre, sont indiquées les caractéristiques particulières de l’ouvrage, comme les annotations manuscrites ou les éditions à tirage limité. Les recherches dans le catalogue public peuvent être effectuées par mot-clé, auteur, titre ou numéro de référence. S’il y a lieu, un hyperlien vers un livre numérique peut être ajouté à la notice bibliographique.

Tous les documents sont entreposés dans une chambre forte.

Vos questions

J’ai numérisé des photos de famille et photocopié des journaux intimes d’époque. Aimeriez-vous les avoir?

Nous privilégions les dons de documents originaux en raison de leur authenticité, les copies manquant d’une certaine fidélité. Nous serions très intéressés, toutefois, d’en savoir davantage sur les photographies et sur les manuscrits originaux de votre famille, car ils pourraient avoir leur place dans nos collections.  

Acceptez-vous des objets datant de l’époque de la ruée vers l’or?

Nous acceptons les journaux intimes, les lettres et les photographies qui retracent l’histoire du Yukon. Concernant les artéfacts, comme il vaut mieux que ce soit un musée qui les abrite, nous vous recommandons de communiquer avec l’un des nombreux musées du Yukon (en anglais) si vous en avez que vous souhaitez donner.

Je suis en possession de copies de documents qui portent sur le Yukon, mais qui proviennent d’autres archives. Puis-je en faire don à Archives Yukon?

Archives Yukon n’accepte pas de copies de documents provenant d’autres archives, bibliothèques ou dépôts. La présente politique nous permet de consacrer nos ressources aux documents uniques et originaux d’Archives Yukon plutôt qu’à ceux dont s’occupent déjà d’autres organismes.

Puis-je faire don de fichiers informatiques, comme des formats .jpeg, de documents Word ou de courriels?

À l’heure actuelle, un programme pour préserver les documents numériques et y donner accès est en cours de planification. Si vous avez des documents informatiques qui, selon vous, peuvent nous intéresser, veuillez nous contacter pour discuter de ce que nous serions susceptibles d’accepter aujourd’hui et à l’avenir. 

Pourquoi faut-il remplir des papiers pour faire don de documents d’archives?

Cette procédure nous aide à déterminer :

  • la nature du don,
  • la manière dont les documents ont été recueillis et entretenus,
  • l’importance des documents,
  • votre lien avec les documents.  

Tous les dons – aussi petits soient-ils – doivent faire l’objet d’une entente de don. Vous êtes probablement content de laisser Archives Yukon déterminer la meilleure manière de préserver vos documents et de les mettre à la disposition du public, mais il n’en reste pas moins qu’un accord juridique évite toute confusion au cas où nous devrions prouver qui en est le propriétaire. Le donateur et l’archiviste territorial signent l’entente de don, qui scelle le transfert de propriété et des droits juridiques.

Sur quels critères se fonde Archives Yukon pour décider d’accepter ou de refuser un don de documents d’archives?

Avant d’accepter un don, nous tenons compte de ce qui suit :

  • du mandat d’Archives Yukon et d’autres établissements;
  • de l’ensemble des documents donnés et pas des documents pris séparément;
  • des ressources nécessaires pour que les documents soient disponibles dans un délai raisonnable;
  • de la mesure dans laquelle les documents enrichiront ou fragiliseront les collections actuelles;
  • de la disponibilité d’installations adéquates pour l’archivage des documents;
  • des restrictions sur les documents, soit leur étendue et leurs modalités, qu’un donateur éventuel prévoit imposer;
  • de l’état matériel des documents à la lumière des efforts, des ressources et du savoir-faire nécessaires pour les conserver pendant une période raisonnable ou indéfinie.

Sur quels critères se fonde Archives Yukon pour décider d’accepter ou de refuser un don de livres à la bibliothèque?

Avant d’accepter un don de livres pour la bibliothèque, nous tenons compte de ce qui suit :

1.des types d’ouvrages que recherche particulièrement la bibliothèque, à savoir : 

  • les œuvres non romanesques sur le Yukon ou sur les régions polaires ou environnantes,
  • les romans et autres œuvres fictives :
  • se déroulant dans des décors yukonnais et mettant en scène des personnages typiques du Yukon,
  • se déroulant dans des décors du Nord canadien ou de l’Alaska,
  • abordant des thèmes liés au Yukon, comme la Police à cheval du Nord-Ouest, la traite des fourrures, la prospection et l’exploitation minière, et les Premières nations.

2.De la présence éventuelle de publications du même genre dans les collections d’Archives Yukon.

Puis-je léguer des documents à Archives Yukon?

Oui, vous pouvez léguer des archives ou des documents à Archives Yukon dans votre testament. Toutefois, avant de le faire, nous vous recommandons de communiquer avec nous pour vous assurer que les documents correspondent à notre politique d’acquisition. 

Comment le public a-t-il accès aux documents? 

Les chercheurs qui visitent Archives Yukon peuvent consulter les documents dans la salle de recherche. Toutes les demandes de reproduction de documents sont assujetties à la Loi sur le droit d’auteur et à toute autre restriction institutionnelle. De plus, des politiques régissent toute utilisation ultérieure des documents par un client. Certains documents se trouvent sur les sites Web d’Archives Yukon. En général, les ressources bibliographiques et les documents archivés ne peuvent pas être empruntés et doivent être consultés sur place. Au moment du don, le personnel discutera davantage avec vous de l’accès aux documents.

Puis-je faire un don financier à Archives Yukon?

L’organisme Friends of Yukon Archives (FOYAS) acceptent des dons financiers au nom d’Archives Yukon. Vous pouvez discuter avec FOYAS du genre de projet que vous souhaitez appuyer. Une contribution financière peut servir à financer l’achat de nouveau matériel, le traitement de documents qu’Archives Yukon possède déjà ou un projet d’accès ou de conservation de certaines pièces de nos collections.

Contact information

Name: 
Front Desk
Unit: 
Yukon Archives
Branch: 
Cultural Services
Office location: 
400 College Drive
Yukon Place (Beside Yukon College)
Whitehorse, YT
Department: 
Tourism and Culture
Phone: 
867-667-5321
Toll-free: 
800-661-0408 x5321
Fax: 
867-393-6253
Mailing address: 
P.O. Box 2703 (L-6)
Whitehorse, YT Y1A 2C6